Exclusão do Simples por débito: o prazo de regularização que ninguém lê

O termo de exclusão do Simples Nacional não exclui ninguém no dia em que chega. O documento que o Fisco envia à empresa com débitos abre um prazo para regularizar, outro para contestar e só produz efeito no ano seguinte, de modo que a pergunta bem posta não é se a empresa já está fora, mas qual desses prazos ainda está correndo e o que ela pretende fazer com ele.

A confusão tem explicação. O termo chega pela caixa postal eletrônica do Simples, com linguagem de ato consumado, e muitas vezes é lido apenas no trecho que diz "exclusão"; o trecho que concede prazo para evitar a exclusão, que é justamente o que interessa, passa despercebido até que o prazo termine. Por isso vale reler o documento a partir das datas, e não do título.

Por que a dívida tira a empresa do Simples

A Lei Complementar nº 123, de 2006, que criou o Simples Nacional, proíbe que permaneça no regime a empresa que tenha débito com o Instituto Nacional do Seguro Social ou com as Fazendas Públicas federal, estadual ou municipal cuja exigibilidade não esteja suspensa (art. 17, V). Exigibilidade suspensa é a situação em que o Fisco não pode cobrar o débito naquele momento, como acontece quando ele está parcelado, depositado em juízo ou em discussão administrativa ou judicial com efeito suspensivo (Código Tributário Nacional, art. 151); enquanto isso dura, o débito existe, mas não impede a permanência no regime.

Quando a empresa tem débito sem essa proteção e não comunica a própria exclusão, o Fisco a exclui de ofício (art. 29, I), e a notificação é feita pelo ente federativo que promoveu a exclusão e pode ser enviada por meio eletrônico (art. 29, § 6º). Isso significa que o termo pode vir da Receita Federal, que reúne também os débitos inscritos pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, mas também do Estado, por débitos de ICMS, ou do Município, por débitos de ISS, e cada um tem o seu procedimento e o seu órgão de julgamento (art. 39).

Dois prazos e uma data, todos contados da ciência

Tudo se conta a partir da ciência, que é a data em que a lei considera a empresa informada do termo. No Simples, vale a data em que a empresa abre a mensagem, contanto que a abra dentro de 45 dias depois de ela ter sido colocada na caixa postal; passado esse período sem leitura, a lei dá a ciência por realizada no último dia dele (art. 16, §§ 1º-B e 1º-C). A mensagem ignorada, portanto, não suspende nada: ela apenas desloca a ciência para o 45º dia.

Da ciência em diante correm, ao mesmo tempo, dois prazos de naturezas diferentes. O primeiro é o de regularização, que a Lei Complementar nº 216, de 2025, ampliou de 30 para 90 dias (art. 31, § 2º, da Lei Complementar nº 123): dentro dele, a empresa que comprovar a regularização do débito permanece no Simples Nacional, e a exclusão fica sem efeito. O segundo é o de impugnação, que a Receita Federal informou ser de 20 dias úteis contados da ciência nos termos de exclusão emitidos em 2026, prazo que segue o processo administrativo fiscal federal.

O terceiro marco não é um prazo, mas uma data de efeito. A exclusão motivada por débito só produz efeitos a partir do ano-calendário seguinte ao da ciência (art. 31, IV), e por isso a empresa notificada continua optante, e deve agir como tal, até 31 de dezembro daquele ano. É essa combinação, prazo curto para impugnar, prazo maior para regularizar e efeito apenas em janeiro, que torna a leitura das datas tão decisiva.

Regularizar dentro dos 90 dias

A Receita Federal orienta que a regularização alcance a totalidade dos débitos listados no relatório de pendências que acompanha o termo, por pagamento à vista ou parcelamento, e informa que, feita a regularização no prazo, a exclusão fica sem efeito automaticamente, sem necessidade de comparecer a uma unidade de atendimento. Regularizar parte das pendências não basta, e débitos estaduais ou municipais precisam ser resolvidos perante o respectivo ente, que tem as suas próprias regras de parcelamento.

O relatório nem sempre corresponde à realidade da empresa, e é nesse ponto que a regularização deixa de ser apenas uma questão de pagar. Há débitos que já estavam pagos e não foram baixados, débitos com exigibilidade suspensa que o sistema não reconheceu e débitos cuja cobrança já não era possível; pagar ou parcelar tudo o que aparece na lista, sem essa conferência, pode significar assumir um valor que não era devido apenas para não perder o regime.

Contestar quando a lista está errada

A impugnação é o caminho para quem entende que a exclusão não deveria ter acontecido, porque o débito não existe, já estava regularizado ou estava com a exigibilidade suspensa. No âmbito federal, ela é apresentada pelo e-CAC, no serviço destinado a contestar a exclusão de ofício do Simples Nacional, dirigida à Delegacia de Julgamento da Receita Federal e acompanhada do termo, do relatório de pendências e das provas, e a Receita informa que essa contestação suspende a exclusão e mantém a empresa no regime até a decisão definitiva.

A escolha entre impugnar e regularizar, porém, tem consequências que vão além do processo. A própria Receita Federal adverte que a empresa cujo termo foi impugnado não pode pedir nova opção pelo Simples enquanto a impugnação estiver pendente, porque continua optante até a decisão definitiva; se essa decisão for desfavorável e vier depois do período de opção, a empresa perde a chance de voltar ao regime no ano seguinte, o que faz da impugnação uma aposta que precisa ser medida: ela vale quando há defesa consistente, mas não deve ser usada apenas para ganhar tempo. Há situações em que o melhor caminho combina as duas providências, regularizando os débitos reconhecidos e contestando os que não procedem, e essa avaliação depende de percorrer o relatório item por item, com o contador trazendo o histórico de recolhimentos da empresa e o advogado medindo, para cada débito, a defesa possível e o prazo que resta.

O que a exclusão custa e por que vale evitá-la

Excluída do Simples, a empresa passa a recolher os tributos pelas regras gerais de tributação a partir de janeiro, com outra forma de apuração, outras obrigações acessórias e, em regra, outra carga tributária. O retorno é possível, mas depende de pedir nova opção na época que a lei reserva para isso e de estar com as pendências resolvidas, e quem impugnou o termo só consegue fazer esse pedido depois que o processo terminar, porque até lá continua formalmente no regime.

O custo, no entanto, não está apenas no tributo. A empresa que vende para outras empresas, que participa de licitações ou que tem contratos calculados sobre o regime do Simples sente a mudança na formação de preço e nas relações com clientes e fornecedores, e a revisão desses contratos é outra frente em que a leitura jurídica precisa acompanhar o planejamento contábil.

Fora do Simples, só no ano seguinte

Volta-se, assim, à pergunta do início: a empresa que acabou de abrir o termo de exclusão ainda não está fora do Simples Nacional, e pode nunca chegar a estar, se usar bem o tempo que a lei lhe deu. Com a ciência identificada, o relatório conferido e a decisão tomada entre regularizar, contestar ou fazer as duas coisas, os 90 dias deixam de ser um prazo que ninguém leu e passam a ser o espaço em que a empresa decide o regime em que vai trabalhar no ano seguinte.

Os efeitos da exclusão sobre contratos e sociedade são tratados em Direito empresarial, e as demais defesas perante o Fisco estão em Direito tributário.

Base legal: Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, arts. 16, §§ 1º-B e 1º-C, 17, V, 29, I e § 6º, 31, IV e § 2º, e 39; Lei Complementar nº 216, de 28 de julho de 2025; Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966), art. 151.