A nota fiscal que o seu sistema emite já tem os campos de CBS e IBS?

Na tela do emissor de notas, entre os campos de sempre, apareceram linhas novas com as siglas CBS e IBS, e muitas empresas as deixam em branco porque, mesmo assim, a nota sai autorizada. A questão que se esconde atrás dessa tela é jurídica e não de informática: a autorização dada pelo sistema não equivale a declarar que o documento está de acordo com a lei, e é essa distância entre o que o sistema aceita e o que a lei exige que pode custar caro.

Desde agosto de 2026, para boa parte das empresas, o preenchimento desses campos é obrigatório; o que foi adiado foi apenas a recusa automática da nota incompleta. Entender quem está obrigado, desde quando e o que acontece com o documento emitido sem essas informações é o que permite decidir se basta atualizar o sistema ou se há algo mais a corrigir.

O que são esses campos e por que eles surgiram

A Contribuição Social sobre Bens e Serviços (CBS) é o tributo federal criado pela reforma tributária, e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) é o tributo que estados e municípios passam a dividir. Em 2026 os dois funcionam em caráter de teste, com alíquota de 0,9% para a CBS e de 0,1% para o IBS (arts. 346 e 343 da Lei Complementar nº 214/2025), e a lei dispensa o recolhimento desses valores para quem cumprir as obrigações acessórias (art. 348, § 1º), expressão que designa os deveres de informar, declarar e emitir documentos, distintos do dever de pagar.

A nota fiscal é a principal dessas obrigações, e o seu papel vai além do Fisco. A mesma lei condiciona o crédito do cliente, isto é, o abatimento que a empresa compradora faz no próprio tributo, à comprovação da operação por documento fiscal eletrônico idôneo (art. 47, § 1º, II). A nota incompleta, portanto, pode não ser problema só de quem a emite, mas também de quem a recebe.

Desde quando os campos são exigidos, e de quem

A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS editaram, em dezembro de 2025, o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1, que afastou as penalidades pela falta desses campos até o primeiro dia do quarto mês seguinte à publicação da parte comum dos regulamentos do IBS e da CBS (art. 3º). Os regulamentos foram publicados no fim de abril de 2026, com o Decreto nº 12.955/2026 e a Resolução CGIBS nº 6/2026, e essa contagem leva a 1º de agosto de 2026, data que a Secretaria da Fazenda do Município de São Paulo também aponta como início da emissão com os novos campos.

Depois disso, o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 30 de julho de 2026, fixou o cronograma por documento. Para as empresas do regime regular, a obrigatoriedade começou em 3 de agosto de 2026 na nota fiscal eletrônica de mercadorias (NF-e), na nota do varejo (NFC-e), no conhecimento de transporte e em outros documentos; na nota fiscal de serviços (NFS-e), a regra geral começou em 1º de outubro de 2026, e serviços específicos, como locações, plataformas digitais e receitas de condomínio, entram em 1º de dezembro de 2026. Para as empresas do Simples Nacional, o cronograma oficial prevê o início em 1º de janeiro de 2027.

A nota sem os campos é rejeitada?

Hoje, em regra, não. O Comitê Gestor do IBS e a Receita Federal informaram, em 6 de agosto de 2026, que o Ato Técnico Conjunto nº 01/2026 adiou as validações automáticas das regras de IBS e CBS previstas para 3 de agosto, de modo que a NF-e, a NFC-e e outros documentos continuam sendo autorizados mesmo sem todos os campos. A mesma nota oficial, porém, é expressa ao afirmar que não houve suspensão da obrigatoriedade de destaque e de prestação das informações e que o cronograma permanece válido.

Na nota fiscal de serviços, a orientação oficial do Comitê Gestor da NFS-e vai na mesma direção e é ainda mais clara quanto ao efeito: até 31 de dezembro de 2026, a ausência dos campos não leva à rejeição pelo sistema nacional, mas evidencia a desconformidade do documento. Noutra via, o fato de o sistema aceitar a nota apenas retira da empresa o aviso imediato do erro, sem retirar o erro, que permanece registrado no documento e visível para o Fisco e para o cliente.

Quem responde quando a nota sai errada

Perante o Fisco, quem responde pela nota é a empresa que a emite, ainda que o erro tenha nascido no programa que ela contratou. A Lei Complementar nº 214/2025 prevê multas para o descumprimento das obrigações acessórias do IBS e da CBS, que vão de valores fixos, quando informações exigidas são omitidas ou prestadas em desacordo com a lei, a percentuais do valor da operação nos casos mais graves, como a operação sem nota ou com nota inidônea, isto é, que não corresponde à operação real (art. 341-G). A mesma lei criou, porém, uma oportunidade de correção ligada ao ano de 2026: se nesse período for lavrado auto de infração, a empresa é intimada a suprir a omissão em sessenta dias, e o atendimento da intimação extingue a penalidade (art. 348, §§ 3º e 4º).

Esse prazo de sessenta dias é o momento em que a empresa precisa de orientação jurídica, porque responder à intimação exige saber o que de fato foi omitido, se a omissão é mesmo da empresa e se há algo a impugnar. Do outro lado, a relação com o fornecedor do sistema emissor é contratual, e é o contrato que dirá se ele se obrigou a manter o programa atualizado com a legislação, em que prazo e com que responsabilidade se não o fizer; ler esse contrato antes do problema permite cobrar a atualização enquanto ela ainda evita prejuízo.

O cliente que compra da sua empresa também olha a nota

Quando a nota sai sem os campos de IBS e CBS, o comprador do regime regular passa a ter dúvida sobre o crédito que poderá aproveitar, porque a lei amarra esse crédito ao documento idôneo. Daí podem surgir pedidos de reemissão, retenção de pagamento ou cláusulas novas nos contratos de fornecimento, e a empresa que já emite a nota completa evita a discussão antes que ela comece. O risco cresce nos contratos que exigem documento fiscal regular como condição de pagamento, porque a nota incompleta passa a ser argumento para atrasar o que é devido; saber o que o contrato diz sobre isso, antes de a cobrança travar, faz parte da mesma revisão.

No Simples Nacional, o calendário próprio, com início em janeiro de 2027, não é motivo para adiar a preparação. A empresa do Simples que escolheu pagar esses tributos fora da guia única, por exemplo, deve destacar esses tributos na nota de serviços a partir de 1º de janeiro de 2027, conforme a orientação oficial, e é bom que o sistema esteja pronto antes dessa data, e não depois dela.

De volta à tela do emissor

A pergunta do título tem, portanto, uma resposta em duas camadas. Se a empresa é do regime regular e emite mercadorias, os campos já deveriam estar preenchidos desde agosto, e nos serviços desde outubro, na maior parte dos casos; se é do Simples, a obrigação chega em janeiro de 2027. Em qualquer dos casos, a nota que o sistema autoriza sem os campos não está regular só porque foi autorizada.

A verificação que cabe fazer agora é simples de enunciar: conferir com o contador se os campos estão sendo preenchidos corretamente, pedir ao fornecedor do sistema, por escrito, a data da atualização e guardar a resposta, e procurar o advogado quando chegar qualquer intimação sobre documentos fiscais, para que o prazo de sessenta dias seja usado para corrigir, e não para descobrir o problema.

O conjunto de obrigações que a reforma impõe à empresa está tratado em Direito tributário, e as cláusulas a exigir do fornecedor de sistema, em Direito contratual.

Base legal: Lei Complementar nº 214, de 16 de janeiro de 2025, arts. 47, § 1º, II, 343, 346 e 348, § 1º, e arts. 341-G e 348, §§ 3º e 4º, incluídos pela Lei Complementar nº 227, de 13 de janeiro de 2026; Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 22 de dezembro de 2025, art. 3º; Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 30 de julho de 2026; Ato Técnico Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2026; Decreto nº 12.955/2026; Resolução CGIBS nº 6/2026.